E-Rechnung ab 2027: Was Betriebe jetzt vorbereiten sollten
Empfangen müssen Unternehmen E-Rechnungen schon seit 2025. Ab 2027 wird das Ausstellen für viele Betriebe Pflicht. Wer die letzten Monate nutzt, stellt ohne Hektik um.
Die kurze Antwort
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B Geschäft empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen auch ausstellen, ab 2028 gilt das für alle. Zulässig sind strukturierte Formate nach EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD, ein einfaches PDF reicht nicht mehr.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Empfang von E-Rechnungen ist seit 2025 Pflicht, auch für Kleinbetriebe.
- Ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen.
- Ein PDF per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
- Die Umstellung betrifft Buchhaltung, Archivierung und Freigabewege gleichzeitig.
Die Stufen der Einführung
Das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen schrittweise verpflichtend gemacht. Seit Anfang 2025 muss jeder Betrieb eine E-Rechnung annehmen und verarbeiten können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier oder PDF verwenden, Betriebe bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz sogar bis Ende 2027.
Für viele mittelständische Betriebe ist der 1. Januar 2027 damit das entscheidende Datum. Wer im Jahr 2026 über der Umsatzgrenze liegt, muss ab diesem Tag strukturierte Rechnungen versenden.
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software ohne manuelles Abtippen auslesen kann. Anerkannt sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, in der Praxis vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein ZUGFeRD Dokument enthält zusätzlich eine lesbare PDF Ansicht, was den Übergang für Empfänger erleichtert.
Ein eingescanntes Dokument oder ein aus Word erzeugtes PDF erfüllt diese Anforderung nicht, auch wenn es elektronisch verschickt wird.
Drei Schritte für die kommenden Monate
Erstens: Mit dem Steuerbüro klären, ob die Umsatzgrenze im laufenden Jahr überschritten wird. Zweitens: Prüfen, ob die vorhandene Buchhaltungs oder Warenwirtschaftssoftware XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben kann, und die Funktion mit einem Testkunden ausprobieren. Drittens: Den Eingang ordnen, also eine zentrale Adresse für Rechnungen festlegen und die revisionssichere Archivierung nach den GoBD sicherstellen.
Betriebe, die diese Punkte bis zum Jahresende abgeschlossen haben, stellen im Januar nicht unter Zeitdruck um. Genaue Einzelfragen beantwortet das Fragen und Antworten Verzeichnis des Bundesfinanzministeriums.
